Du fait de ses nombreux avantages, le télétravail s’invite de plus en plus dans les entreprises. Pour certains managers, diriger son équipe à distance peut ne pas être un exercice évident. Mais la tâche devient plus facile grâce aux bons outils.

Voici 3 outils de management à distance

1. Outils de communication

La communication fait partie des clés à activer pour réussir le management à distance. Elle permet de passer les informations entre le manager et le télétravailleur, mais aussi entre les télétravailleurs d’une même équipe. Mais la communication est aussi essentielle pour entretenir les liens et éviter que le télétravailleur se sente isolé. Or, sans face-à-face, la communication devient plus difficile, car l’échange n’est plus spontané.

Pour rendre les échanges plus efficaces et fluides, le management à distance requiert divers outils de communication, tels que :

  • L’e-mail : à utiliser pour communiquer un sujet facile à expliquer ou qui nécessite une validation. Vous pouvez aussi vous servir d’un e-mail pour confirmer ce qui a été dit au téléphone ou par le biais d’autres moyens de communication. N’oubliez pas de titrer chaque message pour un meilleur suivi.
  • La vidéoconférence : préférez cet outil pour les projets importants et sensibles. La visioconférence permet aussi d’intégrer le client et tous les collaborateurs. N’oubliez pas de demander aux collaborateurs de reformuler ce qui a été dit par e-mail.
  • L’appel téléphonique : si vous souhaitez avoir une réponse rapide de la part de vos collaborateurs, le téléphone est l’outil à privilégier.

2. Outils de partage de documents

L’e-mail permet déjà de joindre des documents à envoyer à un destinataire. Mais les documents peuvent se perdre dans d’autres informations. Le meilleur moyen d’envoyer et de recevoir des documents est l’utilisation d’un outil dédié. Les collaborateurs et le manager ont accès aux données à distance, quels que soient l’heure et l’appareil utilisé.

Ces outils garantissent un partage efficace des documents. Par ailleurs, pour la sécurisation des données, des fonctions, telles que le chiffrement d’accès, sont utilisées. Les documents partagés peuvent être de différentes sortes : tableurs, documents textes, documents PDF, vidéos et photos.

Parmi les outils de partage de documents les plus connus, il y a :

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Sendspace
  • Wetransfer.

3. Outils de gestion de projet

Ils sont aussi indispensables pour mieux gérer votre équipe à distance. Un logiciel de gestion de projet permet une meilleure planification et un meilleur suivi des tâches liées aux projets. La planification se fait en fonction de diverses contraintes comme les ressources disponibles, le budget et le temps. Un outil de gestion de projet peut proposer diverses fonctionnalités comme :

  • La gestion des tâches : vous créez des tâches et vous les assignez à certains collaborateurs. Vous suivez ensuite l’avancée du projet.
  • La gestion du temps : certains outils donnent la possibilité de marquer le temps de début et de fin du projet, et d’estimer le temps.
  • La possibilité de découper un projet en plusieurs petites tâches.
  • Un diagramme de Gantt pour avoir une meilleure visibilité sur l’avancement du projet.